Ein mittelständisches Unternehmen aus der Photovoltaikbranche sah sich mit einer steigenden Anzahl an Service- und Kundenanfragen konfrontiert. Gleichzeitig wurden die technischen Visualisierungen immer detaillierter und komplexer, was den Beratungsaufwand erhöhte.

Zudem wurden Gesprächsnotizen teilweise noch auf Papier festgehalten und wichtige Unterlagen lokal auf den Desktops der Mitarbeitenden gespeichert. Dies führte zu ineffizienten Abläufen, mangelnder Transparenz und erschwerte die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen. Die fehlende Struktur bei der Datenablage führte dazu, dass Informationen schwer auffindbar waren, doppelt erfasst oder sogar verloren gingen.

Es galt daher, die Service- und Angebotsprozesse effizienter zu gestalten und Automatisierungspotenziale zu nutzen, um den Kunden zeitnahe eine Rückmeldung geben zu können als auch um die Mitarbeitenden zu entlasten.

Im Rahmen dieses Projekts haben wir die Geschäftsprozesse in den Bereichen Marketing, Vertrieb, Auftragsabwicklung und Service optimiert. Eine zentrale Maßnahme war die Schaffung einer Schnittstelle zwischen dem CRM- und ERP-System, um die redundante Dateneingaben zu vermeiden. Parallel dazu wurde ein digitales Serviceportal inklusive eines Wissensbereichs zur Selbsthilfe für Kunden eingeführt. Zudem wurden Teil-Prozesse der Angebotserstellung und Terminbuchung automatisiert, um Kundenanfragen schneller zu beantworten. Die Einführung einer Chat-Funktion auf der Website sowie eines Angebotskonfigurators ermöglichte es Interessenten, sich selbstständig zu informieren und ein passendes Angebot zu erhalten, ohne Wartezeiten in Kauf nehmen zu müssen.

Die zunehmende Anzahl an Kundenanfragen und der wachsende Verwaltungsaufwand stellten das Unternehmen vor große Herausforderungen. Durch eine gezielte Prozessautomatisierung und die Einführung digitaler Tools konnten erhebliche Effizienzgewinne erzielt und die Servicequalität verbessert werden.

Durch die Integration digitaler Lösungen konnte der gesamte Service- und Vertriebsprozess optimiert werden. Die Verknüpfung von CRM- und ERP-Systemen reduzierte redundante Dateneingabe, während automatisierte Prozesse in Pipedrive den Vertrieb effizienter gestalteten. Das neue Serviceportal strukturierte Kundenanfragen und minimierte den manuellen Bearbeitungsaufwand. Die Implementierung von Self-Service-Optionen wie einem Wissensbereich und einer Chat-Funktion entlastete das Team zusätzlich. Insgesamt führte das Projekt zu einer spürbaren Produktivitätssteigerung und einer verbesserten Kundenkommunikation.