Eine mittelständisches Immobilienunternehmen mit über 50 Mitarbeitenden stand vor der Herausforderung, die Anforderungen des im Juli 2023 in Kraft getretenen Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) zu erfüllen. Bis dato gab es keine Möglichkeit für Mitarbeitende, Hinweise auf potenzielle Missstände oder Verbesserungsvorschläge anonym im eigenen Unternehmen einzureichen (interne Meldestelle). Somit hätte man sich bei Compliance Themen an eine externe Meldestelle wenden müssen.

Durch die neue Gesetzgebung musste das Unternehmen hier aktiv werden. Neben der Möglichkeit, Compliance-relevante Themen zu melden, sollte die Meldestelle auch aktiv genutzt werden, um Ideen für Prozessoptimierungen, Effizienzsteigerungen oder Maßnahmen zur Verbesserung der Nachhaltigkeit im Unternehmen zu sammeln.

Mit der Umsetzung dieser neuen Struktur sollte ein offenerer Austausch gefördert, Transparenz erhöht und ein zusätzlicher Kanal geschaffen werden, über den Mitarbeitende aktiv an der Weiterentwicklung des Unternehmens mitwirken können.

Im Rahmen dieses Projekts wurde eine digitale Interne Hinweisgeberstelle implementiert. Zentrales Element war die Entwicklung eines webbasierten Formulars, über das Mitarbeitende, Kunden, Lieferanten und andere Stakeholder – anonym oder mit Namensnennung – Meldungen abgeben können. Die erfassten Hinweise werden automatisiert in das CRM-System Pipedrive überführt.

Um die Nutzung der Hinweisgeberstelle zu fördern, wurden Plakate mit QR-Codes erstellt, die in den Büros des Unternehmens ausgehängt wurden. Zusätzlich wurden auch Vorlagen für die Unternehmenswebsite, Social Media, E-Mail-Anhänge und Datenschutzerklärungen entwickelt, um auf die Möglichkeit der Hinweis-Abgabe aufmerksam zu machen. Ein weiterer wichtiger Bestandteil war die Definition einer Vertrauensperson, die für die Bearbeitung der Hinweise zuständig ist. Dazu wurden Anforderungen an diese Rolle sowie eine vertragliche Regelung zur Arbeitsweise festgelegt.

Durch die Einführung der internen Hinweisgeberstelle wurde eine zentrale Anlaufstelle geschaffen, die es allen relevanten Stakeholdern ermöglicht, Missstände oder Verbesserungsvorschläge sicher zu melden. Gleichzeitig wurden die dazugehörigen internen Prozesse definiert, um eine effiziente und datenschutzkonforme Bearbeitung sicherzustellen.

Die Implementierung der Hinweisgeberstelle ermöglichte es dem Unternehmen, die Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) zu erfüllen. Das zentrale Webformular stellt eine datenschutzkonforme und sichere Lösung dar, um Meldungen anonym entgegenzunehmen.

Durch die Schnittstelle mit Pipedrive können Hinweise strukturiert erfasst und bearbeitet werden. Das Aufhängen von Plakaten in den Unternehmensräumen und die Website- und Social-Media-Elemente fördert die Nutzung und Akzeptanz der neuen Meldestelle.