Einführung von Remote Arbeitsplätzen und virtuellem Projektmanagement

Yasmin Schütte

Geschäftsführung

Kostenfreies Erstgespräch

Erstes Kennenlernen im Teams Termin mit einem Dialog zu Ihren Themen

Ausgangssituation

Das mittelständisches Unternehmen aus der Baubranche verwaltete seine Projekte mit Ordnern, E-Mails und einer veralteten Access-Datenbank. Dadurch war keine remote Arbeit möglich und Projektübergaben waren mit viel Aufwand verbunden. E-Mails wurden zum Teil genutzt, um Informationen zu verwalten und die Dokumentation war unstrukturiert, sodass es zu Verzögerungen bei der Projektdurchführung kam.

Mit Beginn der Corona-Pandemie wurde zudem deutlich, dass die bestehende Struktur den neuen Anforderungen an Remote-Arbeit nicht gerecht werden konnte. Das Unternehmen stand vor der Herausforderung, schnelle Lösungen zu finden, um weiterhin effektiv arbeiten zu können.

Projekt

Im Zuge der Pandemie entschloss sich das Unternehmen, seine Arbeitsweise schnell zu digitalisieren und moderne Tools zu implementieren, um ein virtuelles Projektmanagement zu ermöglichen. Es wurde Trello als zentrales Tool zur Projektverwaltung eingeführt, das eine einfache und übersichtliche Strukturierung der Projektdaten ermöglicht. Die alte Access-Datenbank wurde durch OneDrive ersetzt, um alle relevanten Dateien in einer sicheren Cloud abzulegen. So konnten alle Mitarbeiter jederzeit und von überall darauf zugreifen.

Zur Verbesserung der Kommunikation und Datenverarbeitung wurde Pipedrive als CRM-System eingeführt. Dieses System ermöglicht es, alle Kundeninformationen in einem „Deal“ zu bündeln und E-Mails automatisch den entsprechenden Projekten zuzuordnen, ohne dass eine manuelle Zuordnung erforderlich ist. Die Implementierung von automatisierten Erinnerungen sorgte für eine termingerechte Bearbeitung der Projekte. Dank dieser Maßnahmen war das Unternehmen schnell wieder einsatzbereit und konnte die Projektarbeit fortführen.

„Mit Pipedrive haben wir endlich einem Überblick und können die Zahlen richtig tracken. Dadurch wissen wir jetzt genau, wo wir stehen.“

Disponent

Bauregie Mehrfamilienhaussparte

Projektablauf

Virtuelles Projektmanagement

Durch die Einführung von Trello und Pipedrive konnte das Unternehmen den gesamten Projektmanagement-Prozess neu strukturieren und optimieren. Trello bietet eine klare Übersicht über alle Aufgaben und Projekte und ermöglicht die einfache Zuweisung von Verantwortlichkeiten und Deadlines. Die Nutzung von OneDrive für die Datenspeicherung gewährleistet, dass alle relevanten Informationen jederzeit und von überall zugänglich sind.

Einführung von Trello zur übersichtlichen Projektverwaltung
Migration der Daten von der alten Access-Datenbank zu OneDrive
Implementierung von Pipedrive als CRM-System
Automatische Zuordnung von E-Mails zu den jeweiligen Deals in Pipedrive
Schulung der Mitarbeitenden zur Nutzung der neuen Tools und Etablierung der neuen remote Arbeit

Das CRM-System Pipedrive sorgt für eine gebündelte Kommunikation und eine klare Dokumentation der Kundenbeziehungen, sodass jeder Mitarbeiter Zugriff auf den aktuellen Stand hat. Durch automatische Erinnerungen werden Aufgaben rechtzeitig erledigt und die Bearbeitung von Kundenanfragen beschleunigt.

Auswahl der passenden Tools

Identifikation der richtigen Tools für die Zusammenarbeit (Trello, OneDrive, Pipedrive)

Implementierung und Schulung

Einführung und Konfiguration von Trello und Pipedrive, Migration der Daten in OneDrive. Schulung des Teams und Coaching im Alltag.

Moderation und Supervision

Schulung der Mitarbeitenden im Umgang mit den neuen Systemen und Prozessen zur Sicherstellung einer reibungslosen Umstellung. Etablierung einer Meeting Kultur nach dem Scrum Prinzip. Moderation der Meetings und Supervision der Projekte.

-35%

Krankmeldungen

Durch die Einführung von remote Arbeit gab es weniger Krankheits-Tage im Unternehmen, da Mitarbeitenden z.B. bei Quarantäne ohne Symptome von zu Hause aus arbeiten konnten.

1-fach

Vereinfachung der Suche

Die Nutzung von OneDrive in Kombination mit der richtigen Datenstruktur und Benennung der Dokumente, führte zu besseren / schnelleren Workflows.

+2%

Deckungsbeitrag erhöht

Durch automatisierte Erinnerungen und eine strukturierte Aufgabenplanung entstehen weniger Fehler am Bau und der durchschnittliche Deckungsbeitrag konnte verbessert werden.

Fazit: Die Umstellung auf digitale Projektmanagement-Tools hat es dem Unternehmen ermöglicht, während der Pandemie schnell auf Remote-Arbeit umzustellen. Die neue Struktur hat nicht nur Remote-Arbeit ermöglicht, sondern auch die Effizienz des Projektmanagements erhöht.

Tipp:

Durch die Einführung der Remote-Arbeit ist das Unternehmen nun in der Lage, deutschlandweit zu rekrutieren, was den Zugang zu talentierten Fachkräften erheblich vereinfacht.

„Zu Beginn habe ich die Moderation der Projektgruppen übernommen, um eine effiziente Meetingkultur zu etablieren. Anschließend habe ich diese an die Teamleiter übergeben. So konnten wir sicherstellen, dass sich bei der virtuellen Zusammenarbeit klarere Absprachen und eine zuverlässige Arbeitsweise etablieren.“